SOCORRO! OUTRA REUNIÃO!
As reuniões empresariais são ferramentas da mais alta relevância para as ações de Planejamento, Organização, Liderança e Controle, por isto devem ser tratadas como uma “celebração”. Reuniões desorganizadas, sem tempo para iniciar ou acabar, sem pauta, documentação previamente preparada e sem uma coordenação nutritiva e que estimule a participação, se tornam enfadonhas, chatas, cansativas, desgastantes e, sobretudo, improdutivas. Para que estes eventos obtenham dos participantes uma adesão comprometida e motivada estes precisam passar a todos a sensação de utilidade.
Aqui vão algumas dicas:
PRIMEIRO: Convoque com no mínimo uma semana de antecedência.
SEGUNDO: Elabore a sua pauta e solicite a pauta dos participantes constando:
a) O tempo necessário para cada assunto;
b) A documentação que cada participante deverá ou pretende levar para a reunião;
c) Outras pessoas que deverão ser convidadas para enriquecer o debate ou explanação dos assuntos;
d) Os meios áudio-visuais necessários para exposição (os quais deverão estar disponíveis e ensaiados com antecedência).
TERCEIRO: Com base nos tempos solicitados passe a fixar através da somatória dos tempos a hora para início e término da reunião.
QUARTO: Nomeie um facilitador o qual deverá organizar a pauta e a participação dos componentes durante a reunião, promovendo o cumprimento dos tempos e a participação de todos. OBS: O coordenador deverá deixar as intervenções disciplinadoras da reunião para o facilitador. Este deverá apoiar, incentivar e entusiasmar a todos na exposição das idéias deixando as intervenções e interrupções a cargo do facilitador.
QUINTO: Promova o registro da reunião, mas apenas das decisões. A chamada “ata” deverá ter registrados resumidamente: ASSUNTO e DECISÃO. O que não gerou decisão não merece ser registrado.
SEXTO: Utilize os registros como objeto de avaliação de desempenho. IMPORTANTE: Não imponha prazos, deixe que o FACILITADOR negocie prazos com os participantes.
SÉTIMO: Nas próximas reuniões acompanhe as efetivações, resultados e estabeleça as correções necessárias.
OITAVO: Elogie, elogie e elogie.
Um bom final de semana a todos.
Norberto Rotter
Um bom final de semana a todos.
Norberto Rotter
